Включение коронавируса в план обеспечения непрерывности бизнеса. Рекомендации от PKF International Limited

В то время как некоторые компании уже предпринимают меры предосторожности, такие как дезинфекция офисов и конференц-залов, отправка сообщений клиентам, отмена несущественных поездок, запрещение встреч в больших группах, преобразование личных встреч в веб-конференции и распределение рабочей силы между несколькими объектами становится ясно, что, вероятно, потребуется гораздо больше усилий.

Планирование и управление рисками

В условиях кризиса планирование имеет решающее значение. Хорошей отправной точкой является использование планирования непрерывности бизнеса в качестве основы для принятия решения о том, как реагировать на катастрофические события, которые могут негативно повлиять на организацию. Стратегия, которую внедряет руководство, должна, как минимум, учитывать сотрудников, критические процессы, клиентов, поставщиков и других заинтересованных лиц. Хотя большинство событий ограничено определенной географической областью, реакция на пандемию является более сложной и вынуждает руководство выработать стратегию на различных уровнях серьезности, требуя предположений о предполагаемом распространении и продолжительности. COVID-19 является примером того, как угроза, которая, кажется, берет свое начало в Китае, превратилась в глобальную проблему из-за поездок и перевозок.

Руководство должно привлекать сотрудников в нескольких областях и отделах, чтобы понимать риски и связанные с ними вероятность и влияние. Конкретные риски, связанные с пандемией, должны быть включены в часть стратегии, посвященной анализу воздействия на бизнес.

1. Оцените и определите приоритеты критических бизнес-процессов и местоположений, затронутых коронавирусом
2. Определите влияние коронавируса на бизнес-процессы, сотрудников, клиентов, поставщиков услуг, технологии и правила
3. Оцените целевое время восстановления, которое является целевым набором управления временем для восстановления ИТ и деловой активности организации после пандемии.

Соображения пандемии

Из-за сложностей, связанных с любой пандемией, руководство должно разработать план пандемии, который требует тщательного планирования, подготовки, реагирования и восстановления. Следует учитывать многочисленные внутренние и внешние факторы и взаимозависимости, в том числе:

1. Назначить группу для мониторинга этапов вирусной эпидемии;
2. Определить возможные воздействия коронавируса на работу;
3. Обучите сотрудников правилам и темам, связанным с профилактикой и кадровыми ресурсами (т.е. гибкость на рабочем месте и отпуск, несущественные командировки);
4. Сделайте руководства по процедурам доступными и рассмотрите возможность перекрестного обучения для критических функций или процессов;
5. Определить и установить протоколы связи с сотрудниками, инвесторами, клиентами и поставщиками;

Хотя организация может иметь хорошо документированный план с подробным анализом, тестирование является критически важным компонентом программы. Тестирование позволяет выявлять проблемы и повышает уверенность сотрудников. Выполняя настольные или другие методы тестирования, он позволяет людям понять свои роли и обязанности.

Мы сталкивались с ситуациями, когда руководство сталкивалось с проблемами или техническими проблемами, связанными с неадекватными техническими ресурсами, отсутствием связи с внешними сторонами, неспособностью правильно идентифицировать или классифицировать события из-за экологических и других изменений и отсутствием координации с сотрудниками. Кроме того, кризис сказывается на психическом здоровье и физической выносливости сотрудников, поскольку они пытаются сбалансировать свои рабочие обязанности со своими страхами и заботами о своих домах и семьях. 

Одним из примеров технической проблемы является сильная зависимость от удаленного доступа, если офис закрыт, а персонал должен работать из дома. Департамент информационных технологий должен работать с руководством, чтобы проверить свои возможности удаленного доступа и определить, способна ли их инфраструктура справляться с рабочей нагрузкой, и знают ли пользователи о шагах по доступ к сетевым вычислительным ресурсам. Эта оценка должна распространяться не только на локальные системы, но и на те приложения, которые размещаются поставщиками программного обеспечения как услуги (SaaS), и при таких обстоятельствах меньше известно об их возможностях. 

навынос
Слова Бенджамина Франклина "Не готовясь, ты готовишься к неудаче" все еще верны сегодня. Ваш хорошо продуманный, хорошо документированный и хорошо проверенный план действий может помочь защитить как ваш бизнес, так и вашу рабочую силу.